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2021-2020版公司会议管理制度

2020版公司会议管理制度

制度编号

修改时间

起草部门

审批人

制度-2020-HR003-v1

2020.7.31

总经办


一、目的

为统一会议管理模式,规范公司各项会议及各类会议流程,缩短会议时间、提高会议质量,特制定本制度。

二、执行

1.例会由各部门自行组织召开,总经办应予以协助;

2.总经办人事负责对例会召开、会议纪要进行监督及考核;

3.除公司全员参与的会议外,各类会议资料由召开部门自行整理、存档、管理,其中周例会必须形成会议纪要进行存档;

4.如主办人有特殊情况不能主持会议,则可委托本部门指定人员召开日例会、周例会;

三、会议分类

1.公司部门日例会

1.1召开时间:每天上午8:40-9:00或每天17:00-17:30,特殊情况需延期召开部门负责人需提前通知。

1.2主办人: 各部门负责人

总经办日例会主办人:**

产品部日例会主办人:**

1.3参会人员:各部门所有员工(如有特殊情况不能参加会议需向部门负责人请假)

1.4会议资料:由各主办部门自行整理、保管

2.财务部周例会

2.1召开时间:每周一,特殊情况需延期召开部门负责人需提前通知。

2.2主办人:**

2.3参会人员:财务部所有员工(如有特殊情况不能参加会议需向部门负责人请假)

2.4会议资料:由财务部自行整理、保管

3.直营店周例会(视频会议)

3.1 视频会议时间:每周一、每周六(具体时间原则上需提前一天通知),特殊情况需延期召开部门负责人需提前通知。

3.2 主办人:**(如主办人有特殊情况不能主持会议,则可委托本部门指定人员主持召开)

3.3 参会人员:各直营店店长、店员

3.4 会议资料:由主办部门自行整理、保管

4.仓储部周例会

4.1 会议时间:每周一11:00-12:00

4.2 主办人:**(**需参与)

4.3 参会人员:仓储部全员

4.4 会议资料:由主办部门自行整理、保管

5.月例会

4.1 会议时间:原则上不得晚于每月3号,具体时间另行通知

4.2 主办人:各部门负责人

4.3 参会人员:具体参会人员待通知

4.4 会议资料:会议签到表、会议纪要(指定人员记录)、工作总结PPT,由各部门自行存档、保管;

5.门店晨会

5.1会议时间:工作日9:30-10:00

5.2 主办人:各门店店长(如店长有事不能主持需指定人员主持晨会)

5.3 参会人员:门店所有员工

5.4 监督人员:副总经理**和总经办主管**

5.5 会议资料:晨会现场视频传送至微信群、其他资料由各门店自行整理、保管

6.半年度、年度会议

6.1 会议时间:根据实际情况另行安排通知

6.2 主办部门:总经办

6.3 参会人员:公司全体员工

6.4 会议资料:会议签到表、各部门工作汇报PPT、会议纪要等,由总经办统一收取、整理、存档;其他会议决定由总经办负责起草交公司管理层审核发布。

7.其他会议

7.1 其他会议:因临时事项需召开部门讨论的会议,如:各专题会议、临时事项、员工对某问题提出解决方案需其他部门协调等;

7.2 主办人:临时事项主要负责人

7.3 参会人员:临时事项相关参与人员

7.4 会议资料:由主办部门自行整理、存档;

四、会议纪律

1. 日例会、周例会、月例会必须按制度按时召开。如未召开,各部门负责人(会议主办人)乐捐200元/次,在公司微信群中作为红包发放给所有员工。

2. 所有3人以上的会议必须前往小会议室召开(特殊情况除外);会议结束会议主办部门负责整理会议室卫生,如未整理卫生,一经发现,各部门负责人(会议主办人)则需乐捐100元/次作为公司活动经费;

3. 要严格遵守会议的开始时间,提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退,会议记录人员登记到会状况。迟到则乐捐10元/次,迟到每超过一分钟增加10元,依次累加,最高不超过100元。如需请假需经会议主办人批准。无故缺席者,乐捐50元/次,乐捐费用可作为部门活动经费使用;

4. 会前明确会议的目的,公司会议的目的是解决问题、提高效率,因此会议应明确主题,不开无边际的会议。

5. 会议结束如有重要决定,需在1个工作日内起草、审核、颁布通知到相关人员;

五、附则

本制度由总经办负责解释,如有未尽事宜,将按公司相关规定执行。

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